In diesem sehr ausführlichen Artikel stelle ich dir die besten Tools für mobiles Arbeiten detailliert vor.

Du erfährst:

• Was grundsätzlich bei der Tool-Auswahl zu beachten ist
• Wie du den Funktionsumfang und die Bedienbarkeit analysierst
• Welche Integrationsmöglichkeiten entscheidend sind
• Was die Tools bei Sicherheit und Datenschutz bieten
• Welche konkreten Vor- und Nachteile die einzelnen Lösungen haben

Damit du das optimale Tool-Set für dein Team oder Unternehmen zusammenstellen kannst. Los geht’s!

Einleitung

Mobiles Arbeiten ist heute in vielen Unternehmen, bei Selbstständigen und in Teams gang und gäbe. Ob im Home-Office, beim Kunden oder auf Reisen – die Mitarbeiter sind flexibel im Einsatz.

Damit überall reibungslos und produktiv gearbeitet werden kann, sind die richtigen Tools unverzichtbar. Sie sorgen dafür, dass Prozesse nicht ins Stocken geraten, die Zusammenarbeit funktioniert und kein Know-how verloren geht.

Doch die Auswahl an Kollaborationstools, Team-Messengern, Projektmanagement- und Produktivitäts-Apps ist schier endlos. Da den Überblick zu behalten und die Spreu vom Weizen zu trennen, ist enorm schwierig.

In diesem äußerst ausführlichen Guide stelle ich dir die Top 5 Tools für mobiles Arbeiten im Detail vor. Anhand definierter Kriterien erfährst du, worauf es bei der Auswahl ankommt. Du lernst die spezifischen Stärken und Schwächen der Lösungen kennen.

So kannst du gezielt das optimale Tool-Set für dein Team oder Unternehmen zusammenstellen.

Als langjähriger Unternehmensberater kenne ich die Vor- und Nachteile der verschiedenen Tools ganz genau. Mit meinen Erfahrungen aus unzähligen Einführungsprojekten sehe ich auf den ersten Blick, welche Lösung echten Mehrwert bietet.

Jetzt bist du dran: Lass uns gemeinsam tief in die spannende Welt der Tools für mobile Professionals eintauchen!

Auswahlkriterien für Collaboration Tools

Bevor wir zu den einzelnen Tools kommen, schauen wir uns an, welche Aspekte bei der Auswahl eine entscheidende Rolle spielen:

Funktionsumfang

Der Funktionsumfang entscheidet darüber, ob das Tool die konkreten Anforderungen in deinem Unternehmen abdeckt. Brauchst du nur einfache Chat-Funktionen und Video-Calls? Oder auch umfangreiche Kollaborations-Funktionen für Dokumente, Aufgabenverteilung, Wissensmanagement?

Je umfangreicher, desto besser? Nicht unbedingt! Zu viele Features können auch überfordern. Wäge genau ab, welche Funktionen für deinen Use Case tatsächlich relevant sind.

Bedienbarkeit

Intuitive Bedienung und eine kurze Einarbeitungszeit sind entscheidend für die Akzeptanz eines Tools. Wenn die Software nicht selbsterklärend ist, werden Mitarbeiter sie nur widerwillig nutzen.

Teste daher unbedingt mit Probe-Accounts, ob die Navigation logisch aufgebaut ist und welches Feedback tatsächliche Anwender geben.

Integrationsfähigkeit

Wie lässt sich das Tool in die bestehende Systemlandschaft integrieren? Kann es reibungslos mit deiner Office-Lösung, deinem CRM oder Helpdesk-System Daten austauschen?

Je nahtloser die Integration gelingt, desto effizienter können Prozesse gestaltet werden. Achte hier auf offene APIs.

Sicherheit

Bei der Speicherung und dem Transfer von Daten müssen höchste Sicherheitsstandards erfüllt sein. Prüfe, welche Zertifizierungen und Verschlüsselungsverfahren zum Einsatz kommen.

Informiere dich auch darüber, wo genau die Daten gespeichert werden und wer potenziell Zugriff darauf hat.

Kosten-Nutzen-Verhältnis

Die Kosten sollten in einem angemessenen Verhältnis zum konkreten Nutzen für dein Unternehmen stehen. Vergleiche auch versteckte Kosten wie Implementierung, Schulung und laufenden Admin-Aufwand.

Mit diesen Kriterien im Kopf bist du bestens vorbereitet, um die Tools auf Herz und Nieren zu prüfen. Sehen wir sie uns nun detailliert an.

Microsoft Teams – Der Office 365 Allrounder

Als Kollaborations-Plattform aus dem Office 365 Universum bringt Teams alle wesentlichen Funktionen mit:

Chat, Anrufe und Videokonferenzen

Der Fokus von Teams liegt klar auf Kommunikation und Conferencing. Eins zu eins Chats und Gruppenchats ermöglichen einfachen Austausch.

Über Audio- und Videokonferenzen mit Bildschirmfreigabe können online Meetings abgehalten werden. Praktische Features wie digitale Whiteboards, Umfragen oder Breakout-Rooms sind integriert.

Nahtlose Office-Integration

Als Teil von Microsoft 365 ist Teams eng mit den bekannten Office-Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint verzahnt.

Dokumente können direkt in Teams bearbeitet, freigegeben und versioniert werden. Der Wechsel zwischen den Programmen ist nahtlos.

Umfangreiche Dokumenten-Collaboration

Teams bietet eine teamweite Wissensdatenbank mit gemeinsamer Dateiablage. Dokumente lassen sich kommentieren und Aufgaben verteilen.

Weitere Features wie Wikis, Notizbücher oder Umfragen runden den Funktionsumfang ab.

Vielfältige Apps und Integrationen

Der Funktionsumfang lässt sich durch zahlreiche Apps direkt in Teams erweitern – etwa um ein Ticket-Management-System oder Tools für die Projektplanung.

Auch die Integrationen in bestehende Business-Systeme via Connectors sind vielfältig.

Für Unternehmen mit affinen Office-Anwendern ist Teams eine solide Collaboration-Lösung aus einem Guss. Der Funktionsumfang ist riesig, kann aber auch überfordern.

Kleine Nachteile sind die Komplexität durch die schiere Menge an Features sowie die teils veraltete Technologie, die von Skype for Business geerbt wurde.

Slack – der moderne Team-Messenger

Slack hat den Markt der Team-Kommunikation aufgemischt und einen neuen Ansatz geprägt:

Channels statt isolierter Team-Strukturen

Slack ist um Channels herum aufgebaut, die thematisch organisiert sind. So entsteht unternehmensweiter Austausch statt Abteilungs-Silos.

Spaßige, informelle Kommunikation

Slack ist auf schnelle und informelle Conversations ausgelegt. Mit GIFs, Emojis und Threads – der Ton ist lockerer als in E-Mails.

Umfangreiche App-Integrationen

Über 2.000 Apps lassen sich direkt mit Slack verbinden, um Tools wie Trello, GSuite oder Salesforce einzubinden.

Automatisierungs-Möglichkeiten

Slack Workflows automatisieren wiederkehrende Aufgaben und Prozesse. Alle Beteiligten werden informiert.

Slack schafft Transparenz und Euphorie in der täglichen Kommunikation. Für manche Unternehmen ist der Datenschutz problematisch.

Die Oberfläche wirkt teils etwas überladen. Die einfache Erstellung eigener Apps birgt Risiken.

Asana – kollaboratives Projektmanagement

Asana ist eine führende Collaboration Plattform mit Fokus auf Projektmanagement:

Flexible Projektübersicht

Asana visualisiert Projekte als Board. Einzelne Aufgaben lassen sich mit zugehörigen Informationen anlegen.

Umfangreiche Aufgabenverwaltung

Aufgaben werden mit Fristen, Zuständigkeiten, Beschreibungen, Anhängen und Status Attribute verwaltet.

Portfolio Management

Die Projektlandkarte gibt den Überblick über Programme, deren Teilprojekte und Abhängigkeiten.

Automations-Workflows

Routinetasks lassen sich per Drag&Drop zu einem Workflow modellieren und automatisieren.

Ausgefeilte Berichterstattung

Umfangreiche Auswertungen zum Projektfortschritt, zur Produktivität und mehr per Klick verfügbar.

Asana ist ideal, um Projekte strukturiert zu managen und die Performance zu steigern. Die Komplexität kann am Anfang überfordern.

Trello – Aufgaben flexibel strukturieren

Trello setzt bei der Aufgabenverwaltung auf einfache Bedienung:

Boards und Listen

Aufgaben werden auf Boards als Listen und innerhalb als Cards strukturiert. Alles auf einen Blick.

Flexible Cards

Die Trello Cards lassen sich mit allen wichtigen Informationen zu Aufgaben befüllen und flexibel organisieren.

Integrationen

Trello integriert sich mit vielen anderen Services wie E-Mail, Google Drive oder Kalendern.

Offene Plattform

Durch die große Community stehen umfangreiche Hilfen und Erweiterungen zur Verfügung.

Die einfache Bedienung macht Trello sehr zugänglich. Komplexe Prozesse lassen sich kaum abbilden.

Die Flexibilität kann auch zu Chaos führen. Für strukturierte Projekte schnell an Grenzen.

Wrike – die flexible Collaboration-Suite

Wrike ist eine sehr umfangreiche Collaboration Lösung für Projekte und Prozesse:

Detailliertes Projektmanagement

Projekte lassen sich mit Teilaufgaben, Zeitachsen, Abhängigkeiten und Berichten managen.

Prozessautomatisierung

Administrative Prozesse können mit einer Low-Code-Plattform modelliert und orchestriert werden.

Anpassbare Workspaces

Für jeden Use Case können mit Forms, Views und Workflows individuelle Arbeitsumgebungen erstellt werden.

Tiefe Integrationen

Wrike verbindet sich nahtlos mit anderen Systemen wie Office, Salesforce oder Jira.

Wrike vereint alles für kollaborative Projekt- und Prozessarbeit. Der Funktionsumfang ist riesig, die Bedienung dadurch komplexer.

Fazit: Das optimale Tool finden

Die Tool-Welt für mobiles Arbeiten ist groß und unübersichtlich. Mit den richtigen Auswahlkriterien findest du die Lösung, die technisch und funktional am besten zu deinem Unternehmen passt.

Ich hoffe, dieser sehr ausführliche Überblick hilft dir bei der Entscheidung für das ideale Tool-Setup. Gerne stehe ich bei der Auswahl beratend zur Seite. Dein Feedback ist jederzeit willkommen!