Als Unternehmer, Selbstständiger oder Geschäftsführer sammeln sich im Laufe der Zeit unzählige Dokumente an – von Verträgen über Rechnungen bis hin zu E-Mails. Ohne ein effektives Dokumentenmanagement kann der Überblick schnell verloren gehen. Das kann im schlimmsten Fall dazu führen, dass wichtige Dokumente nicht auffindbar sind, wenn man sie dringend benötigt.

In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, wie Sie Ihr Dokumentenmanagement mit einfachen Mitteln optimieren können. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Dokumente sinnvoll ablegen, benennen und wiederfinden. Außerdem geben wir Ihnen Tipps für die digitale Archivierung und erklären die Vorteile einer Dokumentenmanagement-Software.

Probleme durch unstrukturiertes Dokumentenmanagement

Viele Unternehmer und Selbstständige legen Dokumente einfach nur ab und hoffen, dass sie diese bei Bedarf wiederfinden. Oft gilt: aus den Augen, aus dem Sinn. Erst wenn ein wichtiges Dokument fehlt, wird klar, dass das Dokumentenmanagement optimiert werden muss.

Die Folgen von unstrukturiertem Dokumentenmanagement können gravierend sein:

• Zeitfresser: Ständiges Suchen nach Dokumenten raubt Nerven und kostet viel Zeit. Diese fehlt dann an anderer Stelle im Tagesgeschäft.
• Kostenfalle: Fehlende Dokumente wie Rechnungen oder Verträge können im schlimmsten Fall zu Mahnungen und rechtlichen Konsequenzen führen.
• Datenfrust: Wichtige Daten gehen verloren oder werden versehentlich gelöscht. Ohne Backup können sie dann nicht mehr wiederhergestellt werden.
• Sicherheitsrisiko: Sensible Kundendaten können in die falschen Hände geraten, wenn Dokumente nicht sicher archiviert werden.
• Informationslücken: Ohne strukturierten Zugriff auf Dokumente fehlt der Überblick über wichtige Informationen rund um das Unternehmen.
• Schlechtes Image: Unprofessionelles Dokumentenmanagement hinterlässt auch bei Kunden und Partnern keinen guten Eindruck.

Mit einem effektiven Dokumentenmanagement lassen sich all diese Probleme vermeiden. Wie das in der Praxis funktioniert, erfahren Sie nun.

Dokumentenmanagement optimieren – So geht’s

Sammeln Sie alle Dokumente digital an einem Ort

Der erste Schritt für effektives Dokumentenmanagement ist, alle relevanten Dokumente an einem zentralen digitalen Ort zu sammeln. Das können etwa sein:

• Verträge
• Rechnungen
• E-Mails
• Angebote
• Korrespondenz
• Buchhaltungsunterlagen
• wichtige Produktinformationen

Scannen Sie dafür zunächst alle Papierdokumente ein. Speichern Sie sie zusammen mit den digitalen Dokumenten an einem Ort auf Ihrem Rechner, z. B. in einem Ordner „Dokumente“.

Legen Sie eine Ordnerstruktur an

Damit Sie sich in den gesammelten Dokumenten zurechtfinden, empfiehlt sich als Nächstes das Anlegen einer Ordnerstruktur. Gruppieren Sie die Dokumente sinnvoll nach Themen oder Projekten.

Beispiele für Ordner:

• Rechnungen
• Verträge
• Projekt XY
• Produkte
• Kunden

Legen Sie Unterordner an, um die Struktur weiter zu detaillieren. Grenzen Sie die Anzahl der Ebenen auf maximal 3–4 ein, sonst wird es unübersichtlich.

Benennen Sie Dateien aussagekräftig

Damit man allein am Dateinamen erkennt, worum es sich handelt, sollten Sie die Dokumente aussagekräftig benennen.

Gute Beispiele:

• Vertrag_MüllerKG_20190601.pdf
• Rechnung_MaierGmbH_2019-06.pdf
• Protokoll_Jourfix_20190305.docx

Vermeiden Sie Kürzel, Abkürzungen und Sonderzeichen, die die Suche erschweren. Datumsangaben als YYYYMMDD ermöglichen eine chronologische Sortierung.

Nutzen Sie Volltextsuche

Um Dokumente schnell wiederzufinden, sollten Sie die Volltextsuche nutzen. Dafür müssen Dateien durchsuchbar sein. Aktivieren Sie die Indexierung beim Abscannen.

Mit der Volltextsuche finden Sie Dokumente blitzschnell über beliebige Schlagwörter. Probieren Sie es einfach mal aus!

Automatisieren Sie Ablage und Archivierung

Händische Ablage und Archivierung raubt Zeit und Nerven. Automatisieren Sie so viel wie möglich durch einfache Regeln:

• E-Mails zu Projekten landen automatisch in den entsprechenden Ordnern.
• Rechnungen werden aus dem E-Mail-Postfach in den Rechnungsordner verschoben.
• Dokumente auf Netzlaufwerken werden automatisch gesichert.

So behalten Sie mit minimalem Aufwand den Überblick.

Nutzen Sie ein DMS für zentrales Dokumentenmanagement

Die optimale Lösung für professionelles Dokumentenmanagement ist eine Dokument-Management-Software (DMS). Sie bietet zentrale Funktionen, wie:

• Zentrale Ablage aller Dokumente
• Automatisierte Archivierung
• Volltextsuche
• Versionierung
• Rechtevergabe
• Änderungsprotokollierung

DMS vermeidet Medienbrüche, erhöht die Effizienz und steigert die Compliance. Sie sind auch für mobiles Arbeiten von überall optimiert.

Sichern Sie Ihre Dokumente regelmäßig

Auch mit optimalem Dokumentenmanagement können Daten verloren gehen, z. B. durch:

• Hardware-Defekte
• Software-Fehler
• Hacker-Angriffe
• menschliches Versagen

Sichern Sie Ihre Dokumente deshalb regelmäßig, um im Notfall einen Datenverlust zu verhindern. Legen Sie Backups auf externen Festplatten oder in der Cloud an.

Testen Sie die Wiederherstellung, um die Funktionsfähigkeit der Backups sicherzustellen. Nur so sind Ihre Unternehmensdaten wirklich sicher.

Schützen Sie vertrauliche Dokumente

Dokumente mit sensiblen Daten wie Kundendaten, Gehältern oder Geschäftsgeheimnissen müssen vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden.

Folgende Maßnahmen sind ratsam:

• Passwortschutz auf vertraulichen Ordnern
• Verschlüsselung von besonders kritischen Dokumenten
• Zugriffsrechte nur für berechtigte Personen vergeben

So stellen Sie sicher, dass Ihre sensiblen Dokumente nicht in die falschen Hände geraten.

Vernichten Sie Dokumente datenschutzkonform

Nicht mehr benötigte Dokumente mit personenbezogenen Daten müssen datenschutzkonform vernichtet werden. Entsorgen Sie Papierdokumente mit sensiblem Inhalt über einen Aktenvernichter.

Löschen Sie digitale Dokumente sicher über:

• Software zum sicheren Löschen
• Physikalische Zerstörung von Speichermedien

So sind Ihre sensiblen Dokumente auch nach deren Nutzung noch geschützt.

Schulen Sie Ihre Mitarbeiter

Damit optimiertes Dokumentenmanagement gelingt, müssen alle Mitarbeiter entsprechend geschult werden.

Vermitteln Sie folgende Inhalte:

• Ablagestruktur und Benennungskonventionen
• Nutzung der DMS
• Umgang mit vertraulichen Dokumenten
• Datenschutz beim Umgang mit Dokumenten

Nur durch konsequente Umsetzung auch der Mitarbeiter werden Prozesse dauerhaft effizienter.

Fazit

Effektives Dokumentenmanagement ist essenziell für jeden Unternehmer, Selbstständigen und Geschäftsführer. Es vermeidet Ärger, Frust und Kosten durch unstrukturierte Ablage.

Mit einer klaren Ordnerstruktur, sprechenden Dateinamen und leistungsfähiger Suchfunktion finden Sie künftig jedes Dokument in Sekundenschnelle wieder. Automatisierte Prozesse und DMS erhöhen die Effizienz weiter.

Damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können – Ihr Business! Optimieren Sie noch heute Ihr Dokumentenmanagement mit diesen Tipps und steigern Sie Ihre Produktivität nachhaltig.

Weiterführende Ressourcen

• Buchtipps zum Dokumentenmanagement
• Studie zur Effizienzsteigerung durch DMS
• Report zu Sicherheitsrisiken bei Dokumenten
• Tools für effektives Dokumentenmanagement
• Checkliste für die Einführung einer DMS

So, das war meine Idee für einen umfangreichen Blogbeitrag zum Thema Dokumentenmanagement mit Fokus auf die Zielgruppe Geschäftsführer, Unternehmer und Selbstständige. Ich habe versucht, praxisnahe Tipps zu geben und auch auf die wichtigsten Aspekte wie Datenschutz und Sicherheit einzugehen. Über Feedback und Verbesserungsvorschläge freue ich mich!