Als Unternehmer, Geschäftsführer oder Selbstständiger kennen Sie das Problem: Der Arbeitsalltag ist geprägt von unstrukturierten Abläufen, medialen Brüchen und zeitraubender manueller Arbeit. Dabei wollen Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren – die Optimierung und Skalierung Ihres Unternehmens.

Die Lösung sind digitale Workflows. Mit der richtigen Software lassen sich wiederkehrende Aufgaben automatisieren, Medienbrüche vermeiden und Prozesse verschlanken. Das spart wertvolle Zeit und Ressourcen.

In diesem Artikel stelle ich Ihnen 5 leistungsstarke Tools vor, mit denen Sie Ihre Workflows optimieren können. Diese Programme sind speziell auf die Bedürfnisse von Unternehmern, Geschäftsführern und Selbstständigen zugeschnitten.

Sie erfahren:

• Wie Sie mit einem digitalen Workflow-Management Ihre Prozesse straffen
• Wie Sie Medienbrüche zwischen analogen und digitalen Arbeitsschritten vermeiden
• Wie Sie elektronische Signaturen nutzen, um Verträge schneller abschließen zu können
• Wie Sie eine Software für die Automatisierung einfacher Aufgaben einsetzen
• Wie ein zentrales Dokumentenmanagementsystem Ihnen den Überblick behält
• Wie Sie durch Kollaborations-Software Ihr Team vernetzen

Fokusieren Sie sich wieder auf das Wesentliche in Ihrem Unternehmen – mit diesen 5 Tools für optimierte digitale Workflows.

Tool 1: Workflow-Management

Ein digitales Workflow-Management-Tool ist der Kern eines optimierten Arbeitsablaufs. Es ermöglicht die Automatisierung komplexer Prozesse durch visuelle Modellierung.

Die Vorteile eines solchen Systems:

• Alle Prozessschritte werden in einem System abgebildet und durchlaufen
• Jeder Bearbeitungsschritt ist klar definiert und den Mitarbeitern zugewiesen
• Der Status eines Workflows ist für alle Beteiligten transparent ersichtlich
• Deadlines werden eingehalten und Workflows termingerecht abgeschlossen

Durch die Prozessautomatisierung müssen Aufgaben nicht manuell an verschiedene Mitarbeiter weitergeleitet werden. Dies spart Zeit und verhindert Reibungsverluste beim Wechsel zwischen Abteilungen oder Personen.

Ein Workflow-Management-Tool wie Zapier, IFTTT oder Integromat ist daher für Unternehmer und Selbstständige unverzichtbar, um Struktur in die tägliche Arbeit zu bringen.

Mit drag & drop lassen sich Workflows als Flussdiagramm modellieren. Jeder Prozessschritt wird als Block dargestellt und durch Pfeile miteinander verbunden. Komplexe Verzweigungen und Bedingungen können so visuell abgebildet werden.

Die definierten Workflows werden dann automatisch ausgeführt. Außerdem lassen sich verschiedene Apps und Cloud-Services wie Dropbox, Slack oder Trello integrieren.

Die wichtigsten Funktionen auf einen Blick:

• Workflow-Modellierung per drag & drop
• Prozessautomatisierung
• Integration verschiedener Apps und Services
• Übersichtliches Dashboard zum Monitoring laufender Workflows
• Benachrichtigungen bei Prozessschritten
• Rollenbasierte Rechtevergabe

Mit einem digitalen Workflow-Management behalten Sie den Überblick. Sie sparen wertvolle Zeit durch Automatisierung und vermeiden Medienbrüche. Prozesse werden effizienter, strukturierter und fehlerfreier ablaufen.

Tool 2: Elektronische Signaturen

Ein weiteres Nadelöhr in vielen Workflows ist die Unterschrift von Verträgen oder die Freigabe von Aufträgen. Dieser Schritt erfolgt häufig noch auf dem Postweg per Originalunterschrift.

Hier bieten elektronische Signaturen die Lösung:

• Verträge und Dokumente können ortsunabhängig elektronisch unterzeichnet werden
• Der Prozess erfolgt rechtssicher gemäß eIDAS-Verordnung
• Die manuelle Übertragung entfällt, der Vertrag ist sofort gültig

Elektronische Signaturen beschleunigen Vertragsabschlüsse damit enorm. Die Wartezeit auf die Rücksendung von Papierdokumenten per Post entfällt. Der Empfänger kann den Vertrag direkt nach dem Versand rechtskräftig unterzeichnen.

Auch für die revisionssichere Archivierung elektronisch signierter Dokumente ist gesorgt. Mit der richtigen Software für elektronische Signaturen sparen Sie viel Zeit im Vertrieb, Einkauf oder der Personalabteilung.

Die wichtigsten Funktionen im Überblick:

• Elektronische Unterschrift nach eIDAS-Standard
• Sofortige Rechtskraft ohne Medienbruch
• Mehrstufige Freigabeprozesse
• Integrierte Archivierung signierter Dokumente
• Automatisierte Workflows mit Signaturschritten

Marktführende Lösungen für elektronische Signaturen sind beispielsweise HelloSign oder Adobe Sign.

Die Integration in bestehende Software wie Office 365, Salesforce oder Dropbox ist dabei besonders wichtig. So lassen sich elektronische Signaturen direkt aus den gewohnten Programmen heraus verwenden.

Überlegen Sie, an welchen Stellen in Ihren Workflows aktuell noch papierbasierte Unterschriften oder manuelle Freigaben per E-Mail erfolgen. Mit elektronischen Signaturen beschleunigen Sie diese Schritte enorm und sparen viel Zeit.

Tool 3: Automatisierung einfacher Aufgaben

Nicht jeder Prozessschritt erfordert menschliche Intelligenz. Einige Aufgaben lassen sich vollautomatisiert erledigen. Dies spart Zeit und Ressourcen.

Beispiele für automatisierbare Tätigkeiten:

• Das Auslesen von Daten aus einer Software und Übertragen in eine andere Anwendung
• Regelmäßige Reports und Auswertungen generieren
• E-Mails weiterleiten oder Benachrichtigungen versenden
• Einträge auf Social Media Kanälen planen und posten

Moderne Automatisierungstools für den digitalen Workflow ermöglichen die Programmierung dieser wiederkehrenden Aufgaben. Änderungen lassen sich jederzeit anpassen, ganz ohne Programmierkenntnisse.

Beliebte Tools zum Automatisieren von Workflows sind:

• Zapier
• IFTTT
• Integromat
• Microsoft Power Automate

Die Oberfläche dieser Tools ist sehr intuitiv gehalten. Über eine visuelle Schnittstelle werden einfache Workflows modelliert.

Die wichtigsten Funktionen auf einen Blick:

• Automatisierung sich wiederholender Aufgaben
• Auslösen von Workflows durch bestimmte Ereignisse
• Zeitgesteuerte Workflows
• Verbinden unterschiedlicher Web-Apps
• Einfache Bedienung ohne Programmierkenntnisse

Überlegen Sie sich, welche zeitraubenden Routine-Aufgaben in Ihrem Unternehmen sich automatisieren lassen. Das gibt Ihnen mehr Raum für kreative und strategische Arbeit an Ihrem Business.

So befreien Sie sich und Ihre Mitarbeiter von lästiger Fleißarbeit. Digitale Helfer übernehmen diese einfachen Tätigkeiten zuverlässig im Hintergrund.

Tool 4: Dokumentenmanagement

Im Arbeitsalltag entstehen täglich neue Dokumente in unterschiedlichen Formaten: E-Mails, Office-Dateien, PDFs und mehr. Ohne ein zentrales Dokumentenmanagementsystem geht hier schnell der Überblick verloren.

Ein DMS vermeidet dieses Problem:

• Alle Dokumente an einem zentralen Ort
• Automatische Versionierung
• Volltextsuche über alle Daten
• Automatisches Tagging und Metadaten
• Revisionssichere Archivierung
• Zugriff per Web-App von überall

Beispiele für leistungsfähige Dokumentenmanagementsysteme sind Alfresco, OpenText, SharePoint oder Xerox DocuShare.

Die wichtigsten Funktionen im Überblick:

• Zentrale Ablage aller Dokumente
• Automatische Vergabe von Metadaten
• Volltext-Suche in Inhalten
• Versionierung und Historie
• Automatische Archivierung
• Anbindung an Microsoft Office
• Zugriff über Webbrowser von jedem Gerät

Eine cleveres Rechte- und Rollenkonzept stellt sicher, dassalle Mitarbeiter jederzeit auf die benötigten Informationen zugreifen können. Workflows werden direkt aus dem DMS heraus angestoßen und durchlaufen.

So behalten Sie den Überblick über Ihr gesamtes Unternehmenswissen. Abläufe werden effizienter, weil alle Daten an einem Ort zur Verfügung stehen.

Mit einem professionellen Dokumentenmanagement arbeiten Sie digitaler, strukturierter und mobiler.

Tool 5: Kollaboration-Software

Eine weitere Optimierung von Workflows erreichen Sie durch den Einsatz einer Kollaboration-Software. Hiermit arbeiten Teams effizienter zusammen, als über E-Mail und Messenger möglich wäre.

Eine Kollaboration-Lösung umfasst typischerweise Funktionen wie:

• Chat-Kanäle zur Team-Kommunikation
• Wissensdatenbank für wichtige Informationen
• Dateiaustausch und -bearbeitung in Echtzeit
• Aufgabenmanagement mit To-Do-Listen
• Videokonferenzen und Screensharing

Beispiele für Collaboration-Tools sind Slack, Microsoft Teams oder Asana.

Die Integration von Kollaborations-Software in Ihre Workflows hat viele Vorteile:

• Alle Kommunikation an einem zentralen Ort
• Transparente Projektorganisation durch Aufgabenlisten
• Besserer Informationsaustausch im Team
• Mobiler Zugriff von unterwegs
• Weniger E-Mail-Flut und Statusmeetings

Die wichtigsten Funktionen auf einen Blick:

• Kommunikation über Chat-Kanäle
• Zentrales Teilen von Dateien
• Kommentieren und Co-Editing
• Integrierte Videokonferenzen
• Aufgabenmanagement mit Erinnerungen
• Wissensdatenbank für wichtige Informationen

Eine Collaboration-Lösung vernetzt Ihr Team und steigert die Produktivität. Prozesse werden effizienter durch straffere Kommunikation und bessere Zusammenarbeit.

Prüfen Sie, welche Abläufe sich durch den Einsatz einer Kollaborations-Software nochmals verbessern lassen. Die Investition lohnt sich in jedem Fall für ein erfolgreiches Teamwork.

Fazit

Digitale Workflows sind ein Muss für jedes erfolgreiche Unternehmen. Sie optimieren Prozesse, vermeiden Medienbrüche und sparen wertvolle Ressourcen.

In diesem Artikel habe ich Ihnen 5 leistungsstarke Tools vorgestellt:

1. Workflow-Management zur Prozessautomatisierung
2. Elektronische Signaturen für schnelle Vertragsabschlüsse
3. Automatisierung einfacher Routineaufgaben
4. Dokumentenmanagement für den Überblick
5. Kollaborations-Software zum Vernetzen des Teams

Diese Programme sind speziell auf die Bedürfnisse von Geschäftsführern, Unternehmern und Selbstständigen ausgerichtet.

Überlegen Sie bei jedem Arbeitsschritt in Ihrem Unternehmen:

• Lassen sich Teile davon automatisieren?
• Wie kann die Zusammenarbeit digitaler gestaltet werden?
• Wo können Medienbrüche vermieden werden?
• Lassen sich Abläufe beschleunigen und Fehler vermeiden?

Eine Investition in diese Software lohnt sich schon nach kurzer Zeit. Die Effizienz- und Zeitersparnis ist enorm. Sie und Ihre Mitarbeiter können sich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren statt lästiger Routinearbeit nachzugehen.

Digitale Tools übernehmen dabei alles Lästige im Hintergrund zuverlässig und fehlerfrei. Viele der vorgestellten Programme lassen sich zunächst kostenlos testen.

Ich hoffe, dieser Artikel hat Ihnen einen Überblick über die Möglichkeiten digitaler Workflows gegeben. Optimieren Sie Ihre Prozesse und steigern Sie die Produktivität Ihres Unternehmens!