Digitalisierung ist unaufhaltsam: So gelingt die Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse

Die Digitalisierung verändert Wirtschaft und Arbeitswelt in einer Geschwindigkeit, wie wir sie in der Menschheitsgeschichte noch nie erlebt haben. Für Unternehmen bedeutet das: Sie müssen an die Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse denken und Abläufe dringend an die neuen technischen Möglichkeiten anpassen, um wettbewerbs- und zukunftsfähig zu bleiben.

Besonders für Unternehmer, Geschäftsführer und Selbstständige, die ihren Betrieb über viele Jahre aufgebaut haben, ist das eine große Herausforderung. Sie hängen verständlicherweise an den über Jahre gewachsenen Strukturen und gewohnten Arbeitsweisen in ihrem Unternehmen.

Die Umstellung auf digitale Prozesse und Systeme erscheint riskant und mühsam. Oft hört man Bedenken wie:

• Sind unsere Mitarbeiter wirklich in der Lage, mit der neuen Technik umzugehen?
• Ist der Datenschutz bei Clouddiensten tatsächlich gewährleistet?
• Verlieren wir den persönlichen Kundenkontakt?
• Werden dadurch nicht Arbeitsplätze wegfallen?

Solche Ängste und Zweifel sind absolut verständlich und sollten ernst genommen werden. Trotzdem ist klar: Die Digitalisierung ist nicht aufzuhalten. Sie verändert unsere Arbeitswelt in einem rasanten, umfassenden Ausmaß.

Unternehmen, die sich diesem fundamentalen Wandel verweigern und weiterhin an alten Strukturen festhalten, riskieren gravierende Wettbewerbsnachteile und ihre Existenz. Die Zukunft gehört datenbasierten, digital vernetzten und intelligent automatisierten Geschäftsprozessen.

Die gute Nachricht ist: Sie müssen nicht von heute auf morgen Ihr gesamtes Unternehmen von Grund auf digital umkrempeln! Mit einem umsichtigen, schrittweisen Vorgehen können Sie die Chancen der Digitalisierung systematisch nutzen und Ihre Firma fit für die Zukunft machen.

Analysieren Sie zunächst: Wo genau besteht Handlungsbedarf?

Zunächst sollten Sie eine ehrliche Bestandsaufnahme machen: In welchen Bereichen und bei welchen Abläufen gibt es in Ihrem Unternehmen die größten Optimierungspotenziale und Handlungsbedarf? Wo können digitale Tools und vernetzte Systeme Ihnen konkret weiterhelfen?

Mögliche Ansatzpunkte sind:

• Buchhaltung/Rechnungswesen: Hier lassen sich Abläufe durch Software deutlich beschleunigen und Fehler minimieren.
• Kunden-/Lieferantendaten: Stammdaten veralten schnell. CRM- und ERP-Software kann die Pflege automatisieren.
• Dokumenten- und Vertragsmanagement: Digitales Signieren und Archivierung spart Zeit und Kosten.
• Kommunikation & Collaboration: Messaging, Terminfindung, Projektmanagement, Wissensmanagement.
• Marketing, Sales und CRM: Automatisierung von Kampagnen, Lead-Generierung, Vertriebssteuerung.
• HR und Recruiting: Bewerbermanagement, Zeiterfassung, Mitarbeiterportal, Onboarding.
• IT/Technik: Helpdesk, Hardware/Software, digitale Infrastruktur, Supportprozesse.
• Produktion/Logistik: Digitale Planung und Steuerung, Supply Chain Management.

Führen Sie diese Analyse idealerweise gemeinsam mit externen Experten für Digitalisierung durch. Sie bringen eine neutrale Außenperspektive ein und haben das Know-how, passende Lösungsansätze zu identifizieren.

Auf dieser Basis erhalten Sie einen konkreten Fahrplan, mit dem Sie die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen zielgerichtet Schritt für Schritt angehen können.

Automatisieren Sie administrative Routineaufgaben

Oft sehr lohnende Ansatzpunkte sind administrative Tätigkeiten und Abläufe, die sich standardisieren lassen. Hier lässt sich durch den gezielten Einsatz von Software oft enormes Effizienzsteigerungspotenzial erschließen.

Beispiele:

• Buchhaltung und Rechnungswesen: Software kann Belege erfassen und prüfen, Reports automatisiert erstellen, mit Steuerberater und Finanzamt kommunizieren.
• Mahnwesen: Automatisierte Zahlungserinnerungen und integrierte Mahnverfahren beschleunigen den Zahlungseingang.
• Terminorganisation: Digitale Kalender mit Erinnerungsfunktion, Anbindung an E-Mail, Projektplanung etc.
• Reisekostenabrechnung: Apps zur Erfassung, automatisierten Abrechnung und Archivierung aller Belege sparen enorm Aufwand.
• Kundendaten: CRM-Software mit Schnittstellen zu ERP, Service, Marketing etc. hält Kontakte automatisiert up-to-date.

Jeder Prozess, den Sie auf diese Weise digitalisieren und automatisieren, verschafft Ihrem Team mehr Zeit und Ruhe für die wirklich wertschöpfenden Aufgaben.

Vernetzen und automatisieren Sie die Zusammenarbeit

Auch die interne und externe Kommunikation und Kollaboration lassen sich durch den gezielten Einsatz moderner IT-Tools deutlich vereinfachen und beschleunigen:

• Cloud-Lösungen ermöglichen standortunabhängigen Zugriff auf aktuelle Daten und gemeinsame Dateibearbeitung.
• Kollaborations-Apps mit Funktionen wie Chat, Videokonferenz, geteilte Aufgabenlisten, Umfragen etc. vereinfachen die Teamarbeit enorm.
• Digitale Workflows automatisieren wiederkehrende Prozesse wie Vertragserstellung, Freigabeprozesse, Reklamationsbearbeitung etc.
• Digitale Signaturen beschleunigen Vertragsabschlüsse und interne Freigaben.
• Wissensdatenbanken und Wikis vermeiden den Verlust von Know-how, wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen.

Derart vernetzte Systeme minimieren Medienbrüche, Mehrfacheingaben und -abfragen. Jeder sieht stets aktuelle Infos, unabhängig vom Standort. Die Kommunikation wird schneller und reibungsloser.

Nutzen Sie KI-Systeme zur Automatisierung

Viele Tätigkeiten, die heute noch manuell von Mitarbeitenden erledigt werden, lassen sich künftig softwaregestützt oder vollautomatisiert abwickeln – durch Künstliche Intelligenz (KI):

• Terminfindung und -koordination
• Reiseplanung
• Automatisierte Vertragserstellung
• Angebots- und Bestellanfragen automatisiert beantworten
• Auswertung und Reporting von Geschäfts- und Kundendaten
• Predictive Analytics für fundiertere Entscheidungen
• und vieles mehr

Je mehr sich wiederholende Aufgaben Sie KI-Systemen übertragen, desto mehr Zeit bleibt Ihrem Team für die wirklich wichtigen Dinge: kreative, strategische Aufgaben, die den Erfolg Ihres Unternehmens ausmachen.

Auch für die Kundenkommunikation lassen sich KI-Systeme gewinnbringend nutzen, etwa Chatbots auf der Website, die einfache Anfragen 24/7 annehmen und Routinefragen selbständig beantworten.

Investieren Sie von Beginn an in die Qualifizierung Ihrer Mitarbeitenden

Damit die Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse gelingt, kommt es entscheidend auf die Menschen in Ihrem Unternehmen an. Investieren Sie daher von Beginn an in geeignete Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen für Ihre Belegschaft:

• Bieten Sie Trainings und Workshops zur Nutzung der neuen Systeme an
• Vermitteln Sie Methoden und Mindset für digitales Arbeiten (virtuelle Teamarbeit, digitales Projektmanagement etc.)
• Machen Sie deutlich: Die Digitalisierung ist eine große Chance für jeden Einzelnen und das Unternehmen als Ganzes
• Holen Sie Feedback der Mitarbeitenden ein und nehmen Sie ihre Ängste ernst

Mit externer Hilfe von Coaches, Trainern und Beratern lassen sich Ihre Teams optimal auf die neuen Tools und Arbeitsweisen vorbereiten und mitnehmen. Planen Sie die nötigen Ressourcen dafür von vornherein ein.

Gehen Sie die Digitalisierung in machbaren Schritten an

Versuchen Sie nicht, Ihr gesamtes Unternehmen auf einen Schlag komplett umzukrempeln. Das überfordert die Organisation. Starten Sie mit einigen wenigen, konkreten Digitalisierungsmaßnahmen, die Ihnen einen schnellen, deutlichen Nutzen bringen:

Mögliche erste Schritte:

• Einführung einer cloudbasierten Lösung für Dokumentenmanagement
• Software-Umstellung und Prozessautomatisierung im Rechnungswesen
• Einsatz eines Chatbots auf der Website zur Entlastung des Vertriebs
• Collaboration-Tools zur Optimierung der Teamarbeit
• Automatisierung ausgewählter HR-Prozesse wie Zeiterfassung

Erweitern Sie diese Systeme nach und nach mit weiteren Funktionalitäten und Prozessanbindungen. Ziehen Sie die Mitarbeitenden eng in den Prozess ein. Mit der Zeit werden die digitalen Abläufe zur Routine.

Schaffen Sie eine moderne IT-Infrastruktur

Die technologische Basis für die Digitalisierung muss stimmen. Investieren Sie in eine leistungsfähige IT-Infrastruktur:

• Moderne Server- und Speichersysteme
• Ausfallsichere Hochgeschwindigkeits-Internetanbindung
• WLAN flächendeckend im Unternehmen
• Aktuelle PCs/Laptops für die Mitarbeitenden
• Cloud-Services nach Bedarf
• Moderne IT-Sicherheit (Firewall, Virenschutz, Verschlüsselung)

Das Fundament muss robust sein, damit die digitalen Anwendungen reibungslos laufen können. Bei der Auswahl der IT-Komponenten sollten Sie sich von Profis beraten lassen.

Schaffen Sie Akzeptanz bei den Mitarbeitern

Veränderungen lösen oft Widerstände aus. Gehen Sie die Digitalisierung daher behutsam an:

• Erklären Sie, warum der Wandel notwendig ist
• Beteiligen Sie die Mitarbeitenden von Beginn an
• Bieten Sie individuelle Hilfe bei Umstellungsproblemen
• Belohnen Sie Erfolge und positives Mindset

Vermeiden Sie Druck. Geben Sie allen die Zeit, sich mit den Veränderungen anzufreunden. Geduld und Einfühlungsvermögen sind wichtige Faktoren für den Erfolg.

Holen Sie sich externe Hilfe ins Boot

Für viele Aspekte der Digitalisierung sind externe Dienstleister unverzichtbar:

• Digitalberatung für Potenzialanalyse und Fahrplanerstellung
• Software- und IT-Partner für die technische Umsetzung
• Schulungsanbieter für Qualifizierung der Mitarbeitenden
• Coaches für Change Management und Akzeptanzbildung

Digitalisierung ist eine Aufgabe für Spezialisten. Mit den richtigen Partnern vermeiden Sie Fehlinvestitionen und beschleunigen die Einführung. Planen Sie ausreichend Zeit und Budget dafür ein.

Bauen Sie moderne Customer Journeys auf

Digitalisierung betrifft auch den Kundendialog. Kunden erwarten heute individuelle, digitale Services:

• User-freundliche Website mit vielen Inhalten
• Einfache Bestellstrecken und Bezahlmöglichkeiten
• FAQs, Tutorials und Communitys als Hilfe
• Sofort-Zugriff auf Angebote, Rechnungen etc. im Kundenportal
• Automatisierte Benachrichtigungen per E-Mail, Messenger
• Möglichkeit zur persönlichen Terminbuchung rund um die Uhr
• Firmen-Accounts in sozialen Medien, um nahbar zu bleiben
• Und vieles mehr

Investieren Sie in die Optimierung der Customer Experience, um Ihre Kunden zu begeistern.

Führen Sie agile Projektmethoden ein

“Agilität” ist ein wichtiges Schlagwort der Digitalisierung. Was ist damit gemeint?

Bei agilen Projektmethoden geht es darum, neue Lösungen nicht in jahrelanger Entwicklungsarbeit zu planen, sondern in kurzen Zyklen (Sprints) auszuprobieren und laufend weiterzuentwickeln.

So können Sie schnell auf sich ändernde Anforderungen reagieren. Das Team erhält viel Freiraum und übernimmt Verantwortung. Der Auftraggeber wird eng in den Prozess eingebunden.

Diese Vorgehensweise erfordert offene Denkweisen und flache Hierarchien. Sie eignet sich gut für innovative Digitalprojekte.

Digitalisierung erfordert eine neue Führungskultur

Damit die Chancen der Digitalisierung optimal genutzt werden können, muss sich auch die Unternehmenskultur verändern:

• Fördern Sie Eigenverantwortung und flache Hierarchien
• Leben Sie eine Fehlerkultur – aus Misserfolgen lernt man
• Bringen Sie kreative Köpfe aus unterschiedlichen Disziplinen zusammen
• Ermuntern Sie Ihre Teams, digitale Trends aufzugreifen
• Messen und belohnen Sie die Ergebnisse, nicht die Präsenzzeit
• Machen Sie Mut, Dinge auszuprobieren und initiativ zu werden
• Seien Sie selbst ein Vorbild für digitales Mindset und Handeln

Digitalisierung gelingt nur, wenn alle im Unternehmen sie gemeinsam vorantreiben. Schaffen Sie dafür den passenden Kulturwandel.

Nutzen Sie die Chancen von Home-Office und mobilem Arbeiten

Mobiles und ortsunabhängiges Arbeiten gehören zu den Megatrends der Digitalisierung. Das sollten Sie nutzen:

• Ermöglichen Sie Home-Office für geeignete Aufgaben
• Statten Sie Ihre Mitarbeitenden mit Notebooks und sicheren VPN-Zugängen aus
• Erlauben Sie die Nutzung privater Geräte (BYOD)
• Bieten Sie Tools für virtuelle Meetings und digitale Collaboration
• Vertrauen Sie Ihren Teams und führen Sie ergebnisorientiert
• Gestalten Sie Büroräume für kreatives Arbeiten und Besprechungen

Die Vorteile: Höhere Zufriedenheit und Bindung Ihrer Mitarbeitenden durch mehr Freiheiten und Flexibilität.

Fazit

Die Digitalisierung schreitet voran und stellt auch Ihr Unternehmen vor große Herausforderungen. Doch mit dem richtigen Vorgehen können Sie Ihre Prozesse Schritt für Schritt so optimieren, dass Ihre Firma gestärkt aus dem digitalen Wandel hervorgeht. Packen Sie es an – ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei der Digitalisierung und Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse