Schaffen Sie sich mit einem virtuellen Assistenten Freiräume, um Ihr Business voranzubringen!

Was sind virtuelle Assistenten?

Virtuelle Assistenten (VA) sind extern beschäftigte Dienstleister, die Sie bei alltäglichen Aufgaben in Ihrem Unternehmen unterstützen. Anders als eine klassische Sekretärin arbeitet ein VA ortsunabhängig und wird nur für tatsächlich geleistete Stunden bezahlt.

Die Bezeichnung “virtuell” bezieht sich darauf, dass der Assistent nicht vor Ort in Ihrem Büro anwesend ist, sondern remote arbeitet. Die Kommunikation und Zusammenarbeit erfolgt über Telefon, E-Mail, Chat oder projektbezogene Software.

VAs sind in der Regel freiberuflich tätig und haben keinen festen Vertrag mit einem bestimmten Unternehmen. Sie bieten ihre Dienste auf Stunden- oder Monatsbasis an. So können sie zeitgleich mehrere Kunden unterstützen.

Die Bandbreite an Leistungen von virtuellen Assistenten ist groß. Sie übernehmen administative, organisatorische und kommunikative Aufgaben nach Ihren Vorgaben und stellen so eine Verlängerung Ihrer selbst dar.

Im nächsten Abschnitt gehe ich detailliert auf die Einsatzmöglichkeiten eines VA ein.

Welche Aufgaben können virtuelle Assistenten übernehmen?

Virtuelle Assistenten können Sie umfassend im Tagesgeschäft entlasten. Sie übernehmen selbständig alle Aufgaben, die keine höherwertigen Entscheidungen erfordern.

Typische Tätigkeiten, die Sie an einen VA delegieren können, sind zum Beispiel:

Administrative Aufgaben

• Terminkoordination
• Reiseplanung
• Kostenkontrolle
• Kontaktpflege mit Kunden und Partnern
• Erfassung und Aufbereitung von Daten
• Schreiben und Korrekturlesen von Texten
• Recherchetasks

Buchhaltung & Finanzen

• Überwachung von Zahlungseingängen
• Kontrolle von Rechnungen
• Unterstützung bei der Buchhaltung
• Vorbereitung von Reports
• Pflege von CRM-Systemen

Marketing & Vertrieb

• Content Erstellung für Social Media
• Newsletter-Erstellung
• Kundenbetreuung & Akquise
• Veranstaltungsorganisation
• Markt- und Wettbewerbsanalysen

Backoffice-Tätigkeiten

• Terminverwaltung
• Notizen von Meetings und Anrufen
• Erstellen von Präsentationen
• E-Mail-Korrespondenz
• Pflege von CRM-Systemen

Das waren nur einige Beispiele. Grundsätzlich können Sie alle wiederkehrenden Tätigkeiten auslagern, die keine strategischen Entscheidungen erfordern.

Indem Routineaufgaben an einen VA delegiert werden, gewinnen Sie mehr Zeit für das Wesentliche: Business Development, Kundenakquise und Innovationen vorantreiben.

Im nächsten Abschnitt gehe ich auf die möglichen Kosten ein, die bei der Beschäftigung eines virtuellen Assistenten auf Sie zukommen.

Was kostet ein virtueller Assistent?

Die Kosten für einen virtuellen Assistenten hängen von verschiedenen Faktoren ab:

• Land und Ort des VA
• Qualifikation und Berufserfahrung
• Umfang der Inanspruchnahme
• Art der benötigten Dienstleistung

In Deutschland liegt der Stundensatz für einfache Office-Arbeiten bei 10-20€ pro Stunde. Qualifizierte VA mit Spezialkenntnissen berechnen bis zu 50€ pro Stunde. Besonders günstige Anbieter sind häufig in Osteuropa und Asien ansässig.

Viele Anbieter verkaufen auch monatliche Pakete mit einem festgelegten Stundenumfang, z.B. 10 oder 20 Stunden pro Monat. Hier liegen die Preise oft zwischen 200€ und 800€.

Zusätzliche einmalige Kosten können für die Einarbeitung und das Customizing von Arbeitsabläufen anfallen. Eventuell benötigt der VA auch Lizenzen für Software in Ihrem Unternehmen.

Um einen individuellen Kostenvoranschlag zu erhalten, ist es ratsam, zunächst den eigenen Bedarf zu ermitteln und dann gezielt Angebote einzuholen. So vermeiden Sie, mehr zu bezahlen als nötig ist.

In den meisten Fällen rechnet sich ein virtueller Assistent schon ab 10-15 Stunden pro Woche. Der finanzielle Nutzen durch Ihre eingesparte Zeit ist deutlich höher als die Kosten.

Im nächsten Abschnitt erfahren Sie, worauf es bei der Auswahl eines geeigneten VA ankommt.

Wie findet man den passenden virtuellen Assistenten?

Bei der Auswahl eines virtuellen Assistenten sollten Sie einige wichtige Kriterien beachten, um den idealen Kandidaten für Ihr Unternehmen zu finden:

Zielgruppenexpertise

Hat der VA Erfahrung in Ihrer Branche und mit Ihrer Zielgruppe? Branchenkenntnis ist von Vorteil, um spezifische Aufgaben optimal zu erfüllen.

Persönliche Passung

Die Zusammenarbeit läuft remote ab, daher ist eine hohe persönliche Passung wichtig. Der Kommunikationsstil sollte mit Ihnen harmonieren.

Erforderliche Qualifikation

Welche Aufgaben möchten Sie auslagern? Benötigen Sie eher eine Office-Kraft oder Expertenwissen? Definieren Sie das Anforderungsprofil.

Verfügbare Zeiten

In welchen Zeitfenstern möchten Sie den VA einsetzen? Die Kernarbeitszeiten sollten mit Ihren eigenen kompatibel sein.

Kosten

Vergleichen Sie mehrere Anbieter und wählen Sie das beste Preis-Leistungs-Verhältnis. Beachten Sie auch mögliche Einarbeitungskosten.

Bewertungen und Referenzen

Fragen Sie nach Referenzkunden. Positive Bewertungen im Internet sind ein gutes Zeichen. Treffen Sie eine Probewahl.

Mit sorgfältiger Auswahl finden Sie den idealen Kandidaten, der optimal zu Ihnen und Ihrem Business passt.

Im nächsten Abschnitt erfahren Sie, wie Sie einen neuen VA effektiv einarbeiten.

So arbeiten Sie einen neuen virtuellen Assistenten effektiv ein

Wenn Sie sich für einen Anbieter entschieden haben, ist eine sorgfältige Einarbeitung wichtig, um eine produktive Zusammenarbeit zu gewährleisten. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

Definieren Sie die Aufgabenbereiche

Legen Sie genau fest, welche Aufgaben der VA übernehmen und welche Sie selbst erledigen werden. Grenzen Sie die Verantwortlichkeiten klar voneinander ab.

Erklären Sie Ihre Arbeitsweise

Jeder Unternehmer hat spezifische Vorlieben und Vorgehensweisen. Kommunizieren Sie diese ganz offen, damit der VA optimal auf Sie eingehen kann.

Führen Sie in Ihre Systeme ein

Erklären Sie dem VA die verwendete Software und gewünschte Vorgehensweise in den Programmen. Richten Sie Zugänge ein.

Starten Sie mit Pilotaufgaben

Geben Sie zunächst einfachere Probephasen, um die Zusammenarbeit zu testen und sich aufeinander einzustimmen.

Geben Sie zeitnahes Feedback

Geben Sie frühzeitiges Feedback zu erledigten Aufgaben, damit der VA seine Arbeitsweise an Ihre Anforderungen anpassen kann.

Seien Sie geduldig

Nicht immer läuft alles sofort reibungslos. Geben Sie dem Prozess Zeit, sich einzuspielen. Bleiben Sie freundlich und konstruktiv.

Mit einer sorgfältigen Einarbeitung legen Sie die Basis für eine langfristig produktive und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Ihrem virtuellen Assistenten.

Im nächsten Abschnitt erfahren Sie, wie Sie einen VA nach der Einarbeitung effektiv managen.

So managen Sie einen virtuellen Assistenten optimal

Sobald die Einarbeitung abgeschlossen ist, muss die Zusammenarbeit strukturiert und zielgerichtet verlaufen. Folgende Tipps helfen Ihnen, einen virtuellen Assistenten optimal zu managen:

Kommunizieren Sie klar

Geben Sie präzise Briefings und detaillierte Anweisungen. Vergewissern Sie sich, dass alles verstanden wurde.

Priorisieren und strukturieren Sie Aufgaben

Vermeiden Sie Überforderung, indem Sie Aufgaben nach Wichtigkeit strukturieren und in machbare Workloads aufteilen.

Treffen Sie regelmäßige Abstimmungen

Führen Sie Jour Fixes per Video-Call durch, um alignet zu bleiben und Fragen zu klären.

Nutzen Sie Tools für die Zusammenarbeit

Tools wie Slack oder Trello erleichtern die Kommunikation und Aufgabenverwaltung.

Fordern und fördern Sie selbständiges Arbeiten

Geben Sie Freiräume und zeigen Sie Ihrem VA, dass Sie ihm Verantwortung zutrauen.

Geben Sie zeitnahes Feedback

Loben Sie gute Arbeit und korrigieren Sie frühzeitig, wenn etwas nicht Ihren Vorstellungen entspricht.

Honorieren Sie gute Leistung

Zeigen Sie Wertschätzung und honoriern Sie außerordentliches Engagement Ihres VA angemessen.

Mit diesen Leitlinien managen Sie Ihren virtuellen Assistenten optimal, motivieren ihn und stellen eine partnerschaftliche Zusammenarbeit sicher.

Im nächsten Abschnitt stelle ich Ihnen hilfreiche Tools für die Kollaboration vor.

Mit diesen Tools arbeiten Sie optimal mit einem VA zusammen

Damit die Zusammenarbeit mit einem externen VA reibungslos funktioniert, ist die Nutzung der richtigen Tools unverzichtbar. Ich empfehle Ihnen folgende Programme:

1. Slack

Der Team-Messenger Slack eignet sich optimal für die tägliche Kommunikation, Abstimmung von Aufgaben und den Austausch von Dateien.

2. Trello

Das Kanban-Board Trello hilft dabei, Aufgaben visuell zu strukturieren und den Überblick zu behalten.

3. Google Drive

In Google Drive lassen sich alle wichtigen Dokumente an einem Ort speichern und gemeinsam bearbeiten.

4. Zoom

Zoom ist ideal für regelmäßige Video-Calls, um alignet zu bleiben und sich auszutauschen.

5. Asana

Asana unterstützt das Aufgabenmanagement inklusive Fristen, Erinnerungen und Statusanzeige.

6. Dropbox

Dropbox bietet Cloud-Speicher für große Dateien wie Grafiken, Tabellen oder Präsentationen.

Diese Tools erleichtern die Arbeit mit einem VA ungemein. Definieren Sie klare Prozesse für die Nutzung, damit alles reibungslos läuft.

Nach dieser recht technischen Übersicht folgen nun die Vorteile, die Sie als Unternehmer aus der Zusammenarbeit mit einem VA ziehen.

Was ist der konkrete Nutzen eines virtuellen Assistenten?

Die Unterstützung durch einen virtuellen Assistenten bringt Ihnen als Unternehmer viele Vorteile:

1. Entlastung im Tagesgeschäft

Routinetätigkeiten werden zuverlässig und termingerecht abgenommen, sodass Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.

2. Höhere Produktivität und Fokus

Durch Delegation von Aufgaben erledigen Sie und Ihr VA zusammen mehr, als Sie alleine könnten.

3. Flexibler Zeitgewinn

Sie zahlen nur für tatsächlich geleistete Stunden und sparen Pendelzeiten.

4. Keine Festanstellung nötig

Es entstehen keine hohen Personalkosten für Buchhaltung, Büroflächen, Urlaub etc.

5. Zugriff auf Expertenwissen

Spezialisten mit bestimmten Qualifikationen können je nach Bedarf gebucht werden.

6. Skalierung Ihres Business

Sie können Ihre Aktivitäten beliebig skalieren, ohne festes Personal einstellen zu müssen.

7. Konzentration auf Ihre Stärken

Sie fokussieren sich auf das, was Sie am besten können, und outsourcen den Rest.

8. Keine Krankheitstage

Ein VA arbeitet zuverlässig von seinem Standort aus und fällt nicht aus.

9. Geringer Einarbeitungsaufwand

Es müssen keine neuen Mitarbeiter gesucht und über Monate eingearbeitet werden.

10. Zugang zu neuem Know-how

Jeder VA bringt zusätzliche Impulse, Sichtweisen und Ideen ein.

Diese 10 Punkte zeigen anschaulich, welch großen Nutzen der Einsatz eines virtuellen Assistenten für Ihr Business haben kann. Sie gewinnen Zeit, Flexibilität und Fachwissen.

Fazit: Lohnt sich die Investition in einen virtuellen Assistenten?

Nach all diesen detaillierten Informationen stellt sich abschließend die Frage: Lohnt sich für mich als Unternehmer die Beschäftigung eines virtuellen Assistenten?

Meine klare Antwort aus über 15 Jahren Erfahrung als Berater: Ja, in den meisten Fällen ist ein VA eine sehr lohnende Investition!

Vor allem, wenn Sie das Tagesgeschäft von Routineaufgaben entlasten und sich stärker auf die Entwicklung Ihres Unternehmens konzentrieren möchten, ist die Unterstützung durch einen virtuellen Assistenten ratsam.

Probieren Sie den Einsatz auf Probe – viele Anbieter ermöglichen einen unverbindlichen Testlauf. So können Sie selbst erleben, wie sich ein VA auf Ihren Arbeitsalltag und Ihre Produktivität auswirkt.

Wenn Sie weitere Fragen haben, kontaktieren Sie mich gerne per Mail. Als Berater für digitale Geschäftsprozesse kenne ich die konkreten Möglichkeiten und Herausforderungen bei der Arbeit mit virtuellen Assistenten.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei der Optimierung Ihrer Workflows!