In diesem umfangreichen Guide erfährst du, wie du Automatisierung in deinem Unternehmen erfolgreich umsetzen kannst.

Ich zeige dir, wie du systematisch Automatisierungspotenzial in deinem Unternehmen identifizierst und die richtigen Lösungen auswählst.

Du lernst, wie du Automatisierung schrittweise einführst, Mitarbeitern den Nutzen aufzeigst und Widerstände überwindest.

Am Ende dieses Artikels hast du ein klares Vorgehensmodell und konkrete Tipps zur Hand, um die Vorteile der Automatisierung in deinem Unternehmen zu realisieren.

Einleitung

Automatisierung ist eines der Megatrends unserer Zeit. Kaum eine Technologie wird unsere Arbeitswelt in den kommenden Jahren so stark verändern. Es gibt wohl kaum eine Branche, die von diesem Trend nicht berührt sein wird.

Als Unternehmer, Selbstständiger oder Geschäftsführer kommt man an dem Thema nicht mehr vorbei. Die Konkurrenz schläft nicht und schon bald werden die Unternehmen den Anschluss verlieren, die bei der Automatisierung hinterherhinken.

Die Vorteile liegen klar auf der Hand: Automatisierung spart Kosten, steigert die Effizienz, erhöht die Flexibilität und schafft Freiräume für kreatives Arbeiten. Kein Wunder also, dass viele Unternehmen hohe Summen in Automatisierungsinitiativen investieren.

Doch so verlockend die Versprechen der Automatisierung auch klingen, die konkrete Umsetzung im Unternehmensalltag ist oft schwieriger als gedacht. Bei vielen bleibt es bei Pilotprojekten, die keine Wirkung entfalten.

Damit dir das nicht passiert, möchte ich dir in diesem Guide konkrete Tipps an die Hand geben, wie du Automatisierung strategisch angehst und erfolgreich in deinem Unternehmen implementierst. Ich zeige dir, worauf es ankommt, damit du die Potenziale der Automatisierung effektiv heben kannst.

Als professioneller Unternehmensberater und Automatisierungsexperte kenne ich die Erfolgsfaktoren ebenso wie die Stolpersteine. Mein Ziel ist es, mit diesem Leitfaden Deine Automatisierungsinitiative zum Erfolg zu führen.

Folge mir Schritt für Schritt und du wirst deine Abläufe nachhaltig verbessern und effizienter machen. Deine Mitarbeiter werden dir dankbar sein und deine Kunden werden es dir mit mehr Zufriedenheit und Loyalität danken.

Also dann, legen wir direkt los!

Voraussetzung: Prozesse analysieren und optimieren

Bevor du dich an die Automatisierung heranwagst, müssen deine internen Prozesse und Abläufe auf Vordermann gebracht werden. Nur darauf aufbauend lässt sich Automatisierung sinnvoll einsetzen.

Die Prozessoptimierung beinhaltet zwei wesentliche Schritte:

Ist-Prozesse detailliert aufnehmen

Als Erstes geht es darum, die Ist-Situation zu erfassen. Hier zeigt sich oft, dass viele Prozesse nicht wirklich klar definiert sind. Jeder macht es auf seine Weise.

Um Automatisierungspotenziale zu erkennen, brauchst du aber ein klares Bild deiner Prozesse.

Gehe dazu strukturiert vor:

• Prozesslandkarte erstellen: Visualisiere deine Kern- und Unterstützungsprozesse. Sammle sie in einer Prozesslandkarte.
• Prozessbeschreibungen verfassen: Beschreibe jeden Prozess im Detail. Erfasse alle Aktivitäten, Entscheidungen, Abhängigkeiten.
• Prozess-Owner bestimmen: Weise jeden Prozess einem Prozessverantwortlichen zu. Dieser kann im nächsten Schritt die Optimierung vorantreiben.
• Schwachstellen identifizieren: Mit einem Blick von Außen oder bei größeren Prozessen mit einer Prozessanalyse softwaregestützt analysieren und Schwachstellen ermitteln.

So schaffst du Klarheit über den Ist-Zustand und legst die Basis für Verbesserungen.

Prozesse optimieren und vereinfachen

Jetzt geht es darum, die Prozesse auf den Prüfstand zu stellen und zu optimieren. Oft haben sich über Jahre gewachsene Strukturen verfestigt, die nicht mehr zeitgemäß sind.

Hier einige Ansätze für die Prozessoptimierung:

• Redundanzen abbauen: Doppelarbeiten entfernen und Schnittstellen reduzieren. Jeder Prozessschritt muss einen Mehrwert bieten.
• Medienbrüche beseitigen: Manuelle Dateneingaben zwischen Systemen durch Schnittstellen ersetzen.
• Entscheidungswege verkürzen: Hierarchien reduzieren und Entscheidungsprozesse verschlanken.
• Standardisierung: Kernprozesse vereinheitlichen und Side Processes eliminieren.
• Digitalisierung: Papier und händische Tätigkeiten durch digitale Lösungen ersetzen.
• Prozesskennzahlen definieren: KPIs einführen, um Prozesseftizienz zu messen und Verbesserungen nachzuhalten.

Mit einem systematischen Redesign hebst du bereits erhebliches Optimierungspotenzial. Du schaffst schlanke und harmonisierte Prozesse, die sich ideal für die Automatisierung eignen.

Automatisierungspotenzial systematisch erschließen

Sind die Prozesse fit für die Automatisierung, geht es in die Analyse: Wo genau liegen die größten Potenziale für automatisierte Abläufe?

Es gibt drei Dimensionen, die du dir genauer anschauen solltest:

1. Zeitfresser-Aufgaben identifizieren

In jedem Unternehmen gibt es Aufgaben, die enorm viel Zeit verschlingen, aber wenig Wertschöpfung bringen. Diese gilt es zu identifizieren und zu priorisieren.

Klassische Beispiele sind manuelle Dateneingaben, Datenkonsolidierung aus verschiedenen Quellen, Erstellung von Reports und ähnliche repetitive Aufgaben.

Mit Mitarbeiterinterviews und Workplace-Analysen bringst du diese Zeitfresser ans Licht. Schätze das Automatisierungspotential dieser Aufgaben – eine grobe Fallzahl pro Monat hilft für eine Abschätzung.

2. Fehleranfällige Prozessschritte angehen

Oft finden sich in Prozessen Aufgaben, die besonders fehleranfällig sind. Diese verursachen Ausschuss oder Nacharbeit und behindern den Prozessfluss.

Typische Fehlerquellen sind manuelle Dateneingaben, fehlende Plausibilitätschecks, uneindeutige Entscheidungen.

Priorisiere diese Schritte für die Automatisierung. Damit reduzierst du direkt Ausschuss und Nacharbeit.

3. Kundenanfragen analysieren

Viele einfache und sich wiederholende Kundenanfragen binden viel Zeit im Service und Vertrieb. Chatbots, FAQs und Wissensdatenbanken können hier durch Automatisierung optimal unterstützen.

Analysiere die Anfragethemen, die Volumina sowie Antwortmuster. Hieraus leiten sich konkrete Automatisierungsszenarien ab.

Mit diesem 3-Schritt-Ansatz findest du die Automatisierungspotenziale in deinem Unternehmen und kannst die vielversprechendsten Prozesse identifizieren.

Passende Automatisierungslösungen auswählen

Auf dem Markt gibt es eine schier unüberschaubare Fülle an Automatisierungslösungen. Damit du den Durchblick behältst, hier eine strukturierte Vorgehensweise.

1. Longlist möglicher Lösungen erstellen

Recherchiere zunächst breit, welche Lösungsansätze es gibt, die prinzipiell für deinen Anwendungsfall passen könnten.

Folgende Technologien stehen zur Auswahl:

• RPA: Robotic Process Automation eignet sich für die Automatisierung digitaler Prozesse und Abläufe am Bildschirm. Software-Roboter übernehmen repetitive Aufgaben.
• BPM: Mit Business Process Management-Software modellierst du Prozessabläufe und automatisierst sie.
• Low-Code/No-Code: Mit diesen Plattformen lassen sich auch ohne Programmierkenntnisse Prozesse automatisieren.
• KI: Künstliche Intelligenz wie Machine Learning automatisiert datenintensive Aufgaben von der Datenanalyse bis zur Bild- und Spracherkennung.
• IoT: Mit Sensoren und Connected Devices werden Daten aus der realen Welt automatisiert erfasst und übertragen.

Erstelle eine Liste mit Lösungen, die prinzipiell für deine Automatisierungsfälle infrage kommen.

2. Bewertungsmodell definieren

Lege fest, welche Aspekte dir bei der Lösungsauswahl wichtig sind. Folgende Kriterien können eine Rolle spielen:

• Integration in bestehende IT-Landschaft
• Vorhandene Schnittstellen
• Möglichkeit zur Individualisierung
• Time-to-Market
• Lizenz- und Betriebskosten
• Zukunftssicherheit

Gewichte diese Kriterien je nach Bedeutung für dein Projekt. Damit legst du eine Basis für einen objektiven Vergleich.

3. Shortlist anhand der Kriterien erstellen

Werte nun die Longlist-Kandidaten anhand deines Bewertungsmodells aus. Führe bei Bedarf vertiefte Recherchen oder Produktevaluationen durch.

Erstelle eine Shortlist mit den drei bis fünf vielversprechendsten Kandidaten. Plane Proof of Concepts, um die Lösungen in der Praxis zu testen.

Mit diesem strukturierten Vorgehen findest du die optimale Automatisierungssoftware für dein Unternehmen.

Automatisierung schrittweise umsetzen

Bei der Einführung neuer Technologien werden oft entscheidende Fehler gemacht. Um diese zu vermeiden, empfehle ich dir folgendes Vorgehen:

1. Pilotprojekte starten

Starte mit überschaubaren Pilotprojekten in weniger geschäftskritischen Prozessen. Sammle Praxiserfahrung und sieh, ob der gewünschte Nutzen eintritt.

Plane Pilotprojekte immer in drei Phasen:

• Konzeption und Analyse
• Umsetzung und Customizing
• Test und Optimierung

Baue kontinuierliches Feedback von Anwendern ein. Nur so kannst du die Lösung optimal auf die Bedürfnisse zuschneiden.

2. Quick Wins skalieren

Waren die Piloten erfolgreich, analysiere, welche Faktoren zum Erfolg beigetragen haben. Baue darauf auf und skaliere die Lösung für weitere Anwendungsfälle.

Konzentriere dich zunächst auf unkomplizierte Prozesse, die schnelle Erfolge versprechen (= Quick Wins). Sammle positive Erfahrungen, die sich im Unternehmen herumsprechen.

3. Schrittweise erweitern

Plane von Anfang an die schrittweise Erweiterung der Automatisierung. Leg eine Roadmap an und greife mit jeder Ausbaustufe einen weiteren Prozess auf.

Das schafft kontinuierlichen Mehrwert und du kannst jederzeit den Return on Investment nachhalten.

Mit dieser Vorgehensweise setzt du Automatisierung sicher und ohne unnötiges Risiko um.

Mitarbeitern den Nutzen vermitteln

Ohne Akzeptanz der Mitarbeiter lässt sich Automatisierung nicht dauerhaft etablieren. Hier sind Überzeugungsarbeit und Change Management gefragt.

Folgende Aspekte helfen dir dabei:

Nutzen klar kommunizieren

Erkläre, welchen konkreten Nutzen die Automatisierung für die Mitarbeiter bringt. Weniger Routineaufgaben und mehr Freiraum für anspruchsvolle Tätigkeiten sind starke Argumente.

Perspektiven aufzeigen

Automatisierung verändert Aufgabenprofile. Zeige Mitarbeitern neue Entwicklungsmöglichkeiten auf. Mit neuen, interessanteren Tätigkeiten steigt die Akzeptanz.

Beteiligung ermöglichen

Binden Mitarbeiter frühzeitig in die Gestaltung der Automatisierung ein. Ihre Prozessexpertise ist gefragt. So wirkt die Lösung weniger aufoktroyiert.

Erfolge sichtbar machen

Kommuniziere regelmäßig Erfolge und Effizienzgewinne durch die Automatisierung. Mitarbeiter sehen: Die Anstrengung lohnt sich!

Mit diesem Change Management gewinnst du deine Mitarbeiter für den Weg in die automatisierte Zukunft.

Fazit: So gelingt dir die Automatisierung

Fassen wir zusammen: Automatisierung birgt enormes Potenzial, verlangt aber strategisches Vorgehen.

Die wichtigsten Erfolgsfaktoren:

• Prozesse zuerst optimieren, dann automatisieren
• Automatisierungspotenziale systematisch erschließen
• Passende Lösungen sorgfältig auswählen
• Automatisierung schrittweise umsetzen
• Mitarbeiter frühzeitig einbinden

Gehe strukturiert und mit Weitblick vor. Plane immer die nächsten Ausbauschritte. So hebst du die Potenziale der Automatisierung nach und nach und setzt sie ganz in den Dienst deines Unternehmenserfolgs.

Ich hoffe, diese umfangreichen Tipps bringen dich bei deiner Automatisierungsinitiative deutlich voran. Wenn du weitere Unterstützung benötigst, stehe ich dir gerne zur Verfügung.

Viel Erfolg und gutes Gelingen!