Automatisierte Rechnungsstellung nein Danke. Du steckst in einem Dilemma: Einerseits möchtest du deine Prozesse modernisieren und effizienter gestalten. Andererseits hängst du an deinen vertrauten Abläufen und scheust den Aufwand, etwas zu verändern.

Ich kenne das nur zu gut. Als ich mein Unternehmen gründete, hielt ich zunächst stur an meinen analogen Rechnungsprozessen fest. Jeden Monat saß ich stundenlang am Schreibtisch und stellte meine Rechnungen per Hand aus. Ich dachte, das gehört eben dazu, wenn man selbstständig ist.

Doch irgendwann merkte ich: Das ist verschwendete Lebenszeit! Zeit, in der ich keinen Mehrwert für mein Unternehmen schaffe. Also überwand ich meine Angst vor Veränderung und automatisierte meine Rechnungsstellung.

Das war eine der besten Entscheidungen überhaupt. Heute habe ich wieder Zeit für die wirklich wichtigen Dinge. Zeit, die mein Unternehmen voranbringt und mir Freude bereitet.

Du kannst das auch schaffen! In diesem Beitrag zeige ich dir, wie du deine Rechnungsstellung in nur 3 Schritten automatisierst. Damit sparst du jede Menge Zeit und Nerven. Lass uns gleich loslegen!

Schritt 1: Die richtige Software finden für die automatisierte Rechnungsstellung

Der erste Schritt zur automatisierten Rechnungsstellung ist, ein passendes Programm zu finden. Es gibt viele Anbieter am Markt, die dir die Rechnungserstellung erleichtern wollen. Oft fällt die Auswahl schwer, da die Funktionen sich nur im Detail unterscheiden. Hier kommt es darauf an, genau deine Anforderungen zu kennen.

Erstelle am besten eine Checkliste mit allen Punkten, die dir bei der Software wichtig sind. Gehe die Liste für jeden Anbieter durch und vergleiche die Funktionen. Teste auch mehrere Programme, um ein Gefühl für die Bedienung zu bekommen.

Lasse dir von den Anbietern Zeit für eine ausführliche Demo geben. Stelle gezielt Fragen zu Integrationsmöglichkeiten, Automatismen, Mehrwertsteuer-Funktionen und ähnlichem. Nur so findest du die optimale Lösung für dein Unternehmen.

Hier einige zentrale Aspekte, die du bei der Software-Auswahl prüfen solltest:

• Integration in dein Buchhaltungsprogramm: Die Rechnungssoftware sollte sich nahtlos in deine bestehende Buchhaltungslösung integrieren, z.B. DATEV, Lexware, SAGE. So sparst du dir den lästigen manuellen Datenexport.
• Automatische Mahnwesen-Funktion: Damit du keine Forderungen mehr vergisst, sollte die Software automatische Zahlungserinnerungen versenden. Es müssen individuelle Mahnstufen und Texte konfigurierbar sein.
• Mehrwertsteuer-Automatik: Die korrekte Mehrwertsteuer muss für jede Rechnung automatisch berechnet werden. Achte auf die korrekte Abbildung von Steuerschlüsseln.
• Mandantenfähigkeit: Benötigst du Rechnungen für mehrere Firmen oder Abteilungen? Dann achte auf eine mandantenfähige Lösung.
• Schnittstellen und APIs: Damit sich die Rechnungssoftware in deine IT-Systemlandschaft einfügt, braucht sie offene Schnittstellen, z. B. für Warenwirtschaft, Shopsystem, ERP.
• Optional: Cloud-Lösung: Wenn dir Datenschutz nicht so wichtig ist, kannst du auch eine Cloud-Software für Rechnungen nutzen. Das erleichtert den Einstieg.
• Kundenportal: Ein Kundenportal zur Rechnungsprüfung erspart dir Rückfragen und spart Zeit.
• App-Zugang: Damit du auch unterwegs Rechnungen prüfen und freigeben kannst, ist eine App sinnvoll.
• Scannen von Belegen: Um Rechnungen papierlos zu archivieren, solltest du Belege einfach scannen können.
• Digitale Signaturen: Mittels digitaler Signatur werden deine Rechnungen rechtssicher.
• Reporting-Funktionen: Berichte und Auswertungen zur Rechnungsstellung geben dir wertvolle Insights.
• Benutzerfreundlichkeit: Die Bedienung muss einfach und selbsterklärend sein, auch für Rechnungsneulinge.

Ich empfehle dir, mindestens 3–4 Anbieter zu vergleichen. Lasse dir Zeit bei der Auswahl. Nur die passende Lösung macht eine Automatisierung effizient.

Hier noch einige Tipps für die Software-Evaluation:

• Fordere mehrere Anbieter zu einer detaillierten Demo mit deinen Anforderungen auf.
• Teste auch Demo-Versionen selbst, um ein Gefühl für die Bedienung zu bekommen.
• Sprich mit anderen Nutzern und hole Erfahrungsberichte zu den Programmen ein.
• Prüfe Referenzen und Bewertungen, aber nimm sie nicht als alleiniges Entscheidungskriterium.
• Achte auf einen ansprechenden, professionellen visuellen Stil der Software.
• Lege Wert auf einen persönlichen Ansprechpartner bei der Einführung.

Nur wenn du dir bei der Auswahl Zeit nimmst, wirst du eine passende Lösung für dein Unternehmen finden. Investiere hier, denn du wirst viel Zeit sparen!

Schritt 2: Einrichtung und Konfiguration

Hast du die passende Rechnungssoftware gefunden, geht es an die Einrichtung. Plane dafür ausreichend Zeit und Ressourcen ein.

Hier sind Tipps für einen reibungslosen Start:

• Projektteam bilden: Bestimme 2–3 Mitarbeiter, die sich federführend um alles kümmern.
• Schulung durchführen: Sorge dafür, dass das Projektteam optimal geschult wird. Holt externes Expertenwissen dazu.
• Testphase von 4 Wochen: Nutzt diese, um wirklich alle Funktionen zu testen und abzusichern.
• Abläufe festlegen: Beschreibt detailliert jeden Schritt der Rechnungserstellung und dokumentiert die Workflows.
• Vorlagen anlegen: Erstellt professionelle Vorlagen für alle Rechnungsarten, Mahnungen etc.
• E-Mail-Einstellungen prüfen: Testet E-Mail-Versand, Signatur, Absenderadresse. Richtet No-Reply-Adressen ein.
• Konten abgleichen: Überprüft die korrekte Abbildung von Kontenplänen. Testet die FIBU-Schnittstelle.
• Zugriffsrechte definieren: Legt fest, wer was in der Software darf. Rechnungen anlegen, ändern, löschen, freigeben, versenden usw.
• Kundenportal einrichten: Stellt sicher, dass der Kunden-Login funktioniert und Rechnungen korrekt angezeigt werden.
• Mahnwesen konfigurieren: Richtet Mahnstufen, Texte, Fristen ein und testet sie.
• Automatismen planen: Bereitet die Automatisierung von Workflows vor, z. B. Rechnungsversand nach x Tagen.

Nehmt euch Zeit für die Einrichtung und holt euch professionelle Unterstützung vom Anbieter. Nur so startet ihr reibungslos.

Schritt 3: Automatisierte Rechnungsstellung starten

Nun ist es an der Zeit, die Rechnungen zu automatisieren. Am besten geht ihr schrittweise vor:

1. Einfache Standard-Rechnungen

Beginnt mit häufigen einfachen Rechnungen, bei denen wenig schiefgehen kann. 

2. E-Mail-Rechnungslisten

Stellt Rechnungslisten zusammen und versendet sie vollautomatisch per E-Mail. Sammelt dafür offene Rechnungen und definiert den regelmäßigen Versandzyklus.

3. Automatischer Einzelversand

Aktiviert die Funktion für automatischen Rechnungsversand, z. B. 14 Tage nach Rechnungsdatum. Die Software versendet die Rechnungen automatisch.

4. Externe Events als Trigger

Lasst regelmäßige Rechnungen durch externe Events erstellen, etwa Zählerstände, Auftragseingänge etc.

5. Abonnement-Rechnungen

Richtet für wiederkehrende Subscription-Rechnungen Daueraufträge mit automatischer monatlicher Rechnungsstellung ein.

Ideal ist die Kombination dieser Methoden. Aber stellt sicher, dass der automatische Rechnungsversand absolut zuverlässig funktioniert.

Hier noch ein paar Tipps für die Automatisierung:

• Monitor die Zustellung und Zahlungseingänge, um Fehler schnell zu bemerken.
• Überprüft jede automatisch generierte Rechnung manuell, bevor ihr sie endgültig freigebt.
• Dokumentiert jeden Automatisierungsschritt nachvollziehbar, damit auch andere ihn verstehen.
• Bleibt immer in engem Austausch mit dem Anbieter, um Optimierungspotenzial zu identifizieren.
• Plane im Team ausreichend Zeit für die sorgfältige Automatisierung ein. Eile ist hier fehl am Platz.
• Zieht nach einer Testphase ein kleines Zwischenfazit, um die Automatisierung schrittweise weiterzuentwickeln.

Mit der Zeit könnt ihr immer mehr Rechnungen vollautomatisiert abwickeln und enorme Zeitersparnis erzielen. Aber geht die Automatisierung immer mit Bedacht an. Qualität muss vor Quantität gehen.

Fazit: Die Mühe lohnt sich

Ich hoffe, ich konnte dir Mut machen, deine Rechnungsprozesse zu modernisieren und zu automatisieren.

Auch wenn es bequem ist, an Althergebrachtem festzuhalten: Es lohnt sich, den Schritt in Richtung Automatisierung zu wagen.

Die Einrichtung einer professionellen Rechnungssoftware erfordert Mühe. Doch das ist eine einmalige Investition. Danach sparst du jeden Monat wertvolle Zeit und Arbeit ein.

Zeit, in der du dich auf die wirklich wichtigen Aufgaben in deinem Unternehmen konzentrieren kannst. Zeit, um neue, innovativere Produkte und Services zu entwickeln. Zeit, um dein Unternehmen nach vorne zu bringen.

Also zögere nicht länger! Fange noch heute an, deine Rechnungsprozesse zu automatisieren. Bei Fragen oder für Unterstützung stehe ich dir gerne zur Seite.

Ich wünsche dir einen erfolgreichen Start in die Zukunft der digitalen Rechnungsstellung!